4 Tips voor een succesvolle check-in

Je woning is geboekt! Nu is de dag dat alles perfect moet zijn:

✔️ Huis schoon

✔️ Documenten op orde

✔️ Sleutels bij de hand

De check-in is altijd een spannend moment! U zult eindelijk de gasten ontmoeten die uw woning hebben gehuurd. Ontdek een aantal tips zodat dit belangrijk moment soepel verloopt en dat voor een en ieder duidelijk is.

Tip 1: Zorg dat de woning door een ringetje te halen is!

Dit is het moment wanneer uw huis helemaal verhuur-klaar is: alle bedden zijn opgemaakt, eventuele handdoeken en keukendoeken liggen klaar, alles is uiteraard schoon, alles is opgeruimd, de luiken/gordijnen zijn o

pen, de keuken is netjes, alle lampen doen het, de badkamer is haarvrij, de tuin is bloemrijk en onderhouden, het zwembad is op temperatuur, …

Het is uiteindelijk het moment dat “vreemde mensen” uw woning zullen betreden om daar een nacht (of meerdere) te verblijven om te genieten, plezier te hebben, rust te zoeken of om de stad/de omgeving te verken

nen.

Tip 2: de aankomst: blijven lachen!

Een eerste indruk maken is cruciaal. Voordat u de sleutels overhandigt aan deze nieuwe bewoners is het belangrijk om samen een rondje door het huis te lopen zodat u de verschillende ruimtes laat zien: de slaapkamer(s), de toiletten, de kasten waar ze hun kleren kunnen opbergen/ophangen, de badkamer met eventueel de handdoeken, de keuken met eventueel benodigdheden om te “starten” zoals koffie, thee, suiker.

Tip 3: de documenten laten tekenen -> Heel Belangrijk!

Aan het einde van de ron

de door het huis, laat ik altijd 2 documenten door de gasten ondertekenen:

  • Verhuurcontract waarin de data van aankomst en vertrek staan, het aantal nachten en het bedrag die ze betaald hebben incl. de eventuele borg etc. Zorg ook dat ze gewezen worden op de regels van het huis en deze behoren na te leven, namelijk niks opzettelijk kapot maken, geen feesten, niet de buren lastigvallen en het gebruik van internet!
  • Een document waarin de huidige staat van de woning beschreven staat, indien er zaken zijn die op voorhand reeds niet in orde zijn, bijvoorbeeld een gekraste aanrecht, een scheur in de wasbak, een hoek van de spiegel is eraf,… U dient alles te noteren wat al kapot/beschadigd is. Zo ontstaan er geen misverstanden.

Tip 4: het geven van de sleutels

Het is eindelijk zover, u verlaat de woning en laat de sleutels achter.

Voor uw vertrekt, vraag even na om hoe laat zij denken te vertrekken zodat uw de sleutels in ontvangst kunt nemen en eventueel de borg kan teruggeven. Persoonlijk vraag ik of de klanten de borg willen storten 2 weken vòòr aankomst en ik stort het maximaal 2 weken na hun vertrek weer terug. Zo heb ik wat tijd om de gehele woning na te kijken.

Als u niet bij het uitchecken aanwezig bent, kunt u vragen dat ze de sleutels op tafel willen leggen en de deur dichttrekken, mits het geen “gewoon handvat” heeft maar een knop. Anders kunt u vragen dat ze de sleutels bij de buren willen afgeven of bij een winkelier in de buurt.

Tijdens het verblijf, geef ik altijd aan dat ik bereikbaar ben als iets onduidelijk zou zijn of er nood aan de man is.

Voor de check-in bent u ongeveer 10 minuten kwijt. Dat is gemiddeld aangezien u voor een studio sneller klaar zult zijn dan bij een vakantiehuis met 3 slaapkamers.

U dient ten aller tijden vriendelijk te blijven. Dit ook omdat de klant aan het einde van het verblijf een review zal/kan schrijven over zijn ervaring met de host en de woning.

Bonus: Hoe doe ik dat?

Ik zal u nu vertellen hoe ik dat doe met mijn vakantiehuis.

Ikzelf ben nooit aanwezig tijdens de check-in. Dat klinkt raar maar de reden is dat ik niet ter plaatse woon en dat ik het, of heb uitbesteed aan een freelancer, of de gasten kunnen zelf naar binnen.

Wij hebben voor het laatste gekozen.

Aangezien men nooit weet om hoe laat de gasten zullen aankomen, vinden wij het een beetje “zonde van onze tijd” om te blijven wachten. Ze zullen altijd wel een tijdstip aangeven maar u zult zien dat ze altijd te laat zijn. Dit kan door vertraging onderweg zijn (file, ongeluk,…) of door derden (vertraging vliegtuig, trein…) of omdat ze het niet kunnen vinden terwijl u juist een super gedetailleerde routebeschrijving heeft gestuurd.

2 weken voor aankomst sturen wij onze gasten informatie via de mail. Dat is een pdf-document met allerlei informatie over hun aankomst:

  • Om hoe laat ze welkom zijn: wij hebben aangegeven dat ze vanaf 16.00 uur mogen komen. Zo heeft de schoonmaakster genoeg tijd om het huis schoon te maken en in orde te brengen (bedden dekken, toiletspullen aanvullen, bbq schoonmaken, …)
  • Waar ze boodschappen kunnen doen: geef aan waar ze snel boodschappen kunnen doen en tot hoe laat.
  • Een gedetailleerd routebeschrijving: zo weet u zeker dat ze op het goede adres aankomen.
  • Een beschrijving hoe ze het huis kunnen binnentreden: wij maken gebruik van een sleutelkluis. Erg handig!
  • Een uitleg hoe ze de woning moeten achterlaten bij vertrek.
  • Wat ze met de sleutels moeten doen.
  • Ons telefoonnummer bij noodgevallen: iedereen heeft tegenwoordig Whatsapp dus kan er heel makkelijk gecommuniceerd worden.

Tot op heden vinden onze gasten dit heel erg prettig, ondanks dat er dus niemand is om ze te verwelkomen. Ze weten dat ze niet heven op te schieten als ze te laat zouden zijn, er is geen druk dat ze er niet in zouden kunnen als ze de afgesproken huur niet halen. Dit ervaren ze als zeer prettig zelfs.

Wij vragen altijd wel aan onze gasten een berichtje te sturen als ze goed zijn aangekomen en of alles naar wens is. Voor ons ook een fijn gevoel dat het goed gegaan is bij het inchecken.

U zult zich afvragen hoe wij de 2 documenten laten tekenen waar ik het eerder over had, bij aankomst.

Nou, wij sturen het contract altijd op via de mail. Gasten geven hun akkoord en dat is voor ons voldoende.

Voor de staat van het huis, wij werken met vertrouwen. Wij zorgen dat de woning in prima (lees uitstekende) staat verkeerd. Het kan wel is zijn dat er onverhoopt iets niet zou functioneren, maar dat melde we dit keurig voordat de gasten aankomen.

Wij vragen onze gasten bij aankomst om na te kijken of ze bijzondere dingen zien die onze schoonmaak niet gezien zou hebben. Ook vragen wij hen eerlijk aan te geven als ze iets kapot gemaakt hebben tijdens hun verblijf. Dit is tot op heden ook altijd in overleg en met vertrouwen gegaan.

Wellicht zult u, na het lezen van mijn eigen check-in methode, die eigenlijk anders is dan wat ik in het eerste deel heb geschreven, zich afvragen waarom ik het eerste deel uitleg heb gegeven. Het is belangrijk om zelf een keer de incheck procedure te doen om te zien hoe het gaat. Na verloop van de reserveringen, zult u merken dat het eigenlijk allemaal vanzelf gaat.

Ik zorg wel dat ik ongeveer weet wie er in onze woning binnen komt door bij de boeking te vragen wat de samenstelling van het gezin is.

Als u een antwoord krijgt met 2 volwassenen en 2 kinderen, hoeft u zich meestal geen zorgen te maken. Maar als u te horen krijgt dat het 4 jongens die rond de 18 zijn, dan vraag ik meestal of ze een andere woning willen kiezen. Het klinkt misschien een beetje cliché maar uiteindelijk blijft het mijn woning en beslis ikzelf wie ik in mijn woning wil hebben.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *